Wie Kleinunternehmen ihr Flottenmanagement effizient und kostensparend optimieren können
Für viele Kleinunternehmen birgt das Flottenmanagement große Herausforderungen, besonders im Zeit- und Ressourcenmanagement. Dies trifft vor allem auf die Abrechnung der Kraftstoffkosten zu. Nicht selten fehlen Fuhrparkleiter, die sich dieser Aufgabe annehmen und alltägliche, aber oft als weniger relevant angesehene Abläufe, beanspruchen einen großen Teil der Zeit und Ressourcen im Unternehmen.
Herausforderungen in der Verwaltung der Kraftstoffabrechnung
Kleinflottenunternehmen haben regelmäßig mit dem Fehlen von Fuhrparkverantwortlichen zu kämpfen, die sich eigens dem Fuhrparkmanagement in Vollzeit widmen und sich mit der komplexen Abrechnung von Tankkosten befassen. In solchen Fällen wird diese Aufgabe häufig dem Büropersonal im Unternehmen übertragen. Oft erweist sich das manuelle Eintragen von Kraftstoffkosten in Excel-Tabellen für kleine Fuhrparks jedoch als sehr zeitintensiv.
Mögliche Abweichungen von normalen Werten und steigende Ausgaben sind insbesondere durch diese Methode schwer zu identifizieren. Auch die Notwendigkeit, jeden Fahrer individuell nach den Tankrechnungen zu befragen, führt zu einer umständlichen Zettelwirtschaft. Diese erschwert die Verwaltungsprozesse und gestaltet sie unübersichtlich. Als Konsequenz gehen erhebliche Zeit- und Personalressourcen verloren, und schwer übersichtliche Abläufe, die im Chaos zu münden drohen, können sich leicht etablieren. Eine erste mögliche Maßnahme, diesem Prozess entgegenzuwirken, ist die Einführung von Tankkarten. Hier stellt sich jedoch die Frage, ob und inwieweit diese zu einer optimalen Lösung beitragen können.
Vor- und Nachteile von Tankkarten mit elektronischer Abrechnung
Die Einführung von Tankkarten mit elektronischer Abrechnung gestaltet sich relativ unkompliziert und ermöglicht ohne Zeitverluste einen gezielten Blick auf die Kraftstoffkosten. Entscheidet sich ein Unternehmen für die Einführung einer Tankkarte, sollte es jedoch mit längeren Lieferzeiten von vier bis sechs Wochen rechnen, insbesondere bei Anpassungen oder Personalisierung der Karten.
Sehr oft fallen mögliche Kosten von bis zu 10 € pro Karte und Monat an. Außerdem beanspruchen das On- und Offboarding neuer Fahrer und die jeweilige Zuweisung der Tankkarten in der Regel wertvolle Zeit. Das daraus resultierende Bedürfnis nach einer effizienten und kostensparenden Verwaltung ist daher wenig überraschend. PACE hat diesen Bedarf erkannt und ein effektives Lösungskonzept für Kleinflotten entwickelt, das sich den Herausforderungen der Verwaltungsprozesse stellt.
Durch die Erweiterung der eigenen PACE Drive App entstand PACE Drive Business, das speziell für Kleinunternehmen entwickelt wurde.
Optimierung der Verwaltungsprozesse durch PACE Drive Business
Digitale Tools können häufig dabei helfen, Verwaltungsprozesse zu optimieren. Ein solches Tool ist beispielsweise PACE Drive Business. Es richtet sich gezielt an Kleinflottenbetriebe, darunter Gewerbetreibende, Selbstständige, Freiberufler, Handwerksfirmen, private Busunternehmen, Lieferdienste und andere. Es ermöglicht dem für die Verwaltung zuständigen Personal, digitale Zahlungsmethoden mit den Fahrern zu teilen, wodurch diese Zahlungen zeitsparend direkt an der Zapfsäule vornehmen können.
Alle Fahrer und deren Tankausgaben lassen sich somit an nur einem Ort verwalten. Für alle Fahrer kann ein individuelles Zahlungslimit festgelegt, angepasst und nach Bedarf optimiert werden. Hierdurch behalten Verwaltungszuständige alle Ausgaben im Blick und können bei Bedarf alle Transaktionen digital und übersichtlich exportieren. Zahlungsmethoden lassen sich den Fahrern ebenfalls individuell zuweisen.
Alle Belege werden nach erfolgter Zahlung digital im Unternehmenskonto gespeichert und sind dort jederzeit abrufbar. Durch die umfassende Verwaltung an einem zentralen Ort können nicht nur alle Kraftstoffausgaben und Änderungen auf einfache Weise nachverfolgt, sondern auch Personal- und Zeitressourcen eingespart werden. Von der durch Tankbelege entstandene Zettelwirtschaft kann sich das verwaltende Personal ab sofort ebenfalls verabschieden.
