3 Anwendungsfälle für Digitalisierung im Fuhrparkmanagement

Digitalisierung im Fuhrparkmanagement ist ein Hebel für höhere Effizienz und Kostenersparnisse. Auch für kleine Flotten mit wenigen Firmenfahrzeugen lohnt sich der digitale Umschwung. Wir erklären, warum und stellen Ihnen drei Anwendungsbeispiele vor.

1. Digitale Bezahlmethoden fürs Tanken 

Egal ob kleine Umzugsfirma, regionales Busunternehmen oder selbstständiger Handwerksbetrieb – trotz unterschiedlicher Geschäftsfelder nutzen alle regelmäßig Firmenautos, die betankt werden müssen. Oft müssen Mitarbeiter selbst Tankrechnungen begleichen, was das Teilen von Zahlarten oder Auslagenabrechnungen und das Sammeln von Belegen nötig macht. Klassische Tankkarten bieten eine Lösung, doch sind sie oft mit umständlichen Prozessen wie langen Wartezeiten nach der Anmeldung verbunden und für kleinere Unternehmen unrentabel. Firmenkreditkarten hingegen bergen Sicherheitsrisiken, bieten nicht die nötige Kontrolle und werden nicht ständig von Mitarbeitern mitgeführt.

Das digitale Teilen von Bezahlsystemen mit Ihren Fahrern bietet mehrere Vorteile. Mitarbeiter können so jederzeit über das zentrale Bezahlsystem der Firma tanken – auch außerhalb der Bürozeiten. Dies erhöht die Flexibilität in der Flotte und macht Zahlungsabwicklungen effizienter und sicherer, da Fahrer keine physische Karte oder Bargeld benötigen. Fuhrparkmanager behalten so die Kontrolle über die Transaktionen und sparen sich gleichzeitig eine zeitaufwendige Zettelwirtschaft.

2. Digitale Tankbelege

Ein weiterer zentraler Bereich, in dem die Digitalisierung das Fuhrparkmanagement deutlich verbessert, ist die Verwaltung von Belegen. Ohne digitale Abrechnungsmöglichkeiten stapeln sich viele Rechnungen auf dem Schreibtisch des Abrechnungsverantwortlichen, der diese Belege alle manuell in das Buchhaltungssystem einpflegen muss. Dieser Prozess ist aufwendig, fehleranfällig und kostet bei einem Steuerberater pro Buchung Geld. Die automatische Integration von Belegen durch digitale Lösungen ermöglicht eine reibungslose und genaue Dokumentation sowie eine vereinfachte Strukturierung der Belege. Das reduziert den Arbeitsaufwand in der Buchhaltung und erhöht zugleich die Qualität der Datenerfassung. Prozesse werden einfacher und genauer, beispielsweise die Reisekosten- oder Auslagenabrechnung.

Auch der nahtlose Export von digitalen Belegen und Transaktionslisten vereinfacht das Finanzmanagement enorm, beispielsweise im Bereich Reporting, Rechnungsstellung und die Übermittlung der Transaktionen an das Finanzamt.

3. Flexible Budgetkontrolle dank Echtzeitinformationen

Darüber hinaus kann die Digitalisierung des Tankprozesses bei der Kostenkontrolle nützlich sein und zur besseren Planung eingesetzt werden. Digitale Transaktionen erzeugen einen klaren und nachvollziehbaren Zahlungsverlauf. Durch die Verfügbarkeit von Echtzeitinformationen können Unternehmen sofortigen Einblick in die aktuellen Kraftstoffausgaben gewinnen, schnell auf unerwartete Kosten reagieren und Budgetüberschreitungen vermeiden. 

Diese Transparenz und der umfassende Überblick über Transaktionen und Ausgaben unterstützen das Flottenmanagement bei der Optimierung finanzieller Entscheidungen.

Insgesamt bietet die Digitalisierung des Fuhrparkmanagements, speziell im Bereich Tanken, eine Vielzahl von Vorteilen. Smarte Lösungen können dabei helfen, Arbeitsressourcen zu sparen, Finanzprozesse akkurater und nutzerfreundlicher zu gestalten und die Flexibilität und Sicherheit beim Bezahlen zu erhöhen. Eine Möglichkeit, diese Lösungen umzusetzen, ist die PACE Drive App mit PACE Drive Business für geschäftliche Zwecke zu nutzen. Jetzt mehr erfahren auf www.pace.car/de/drive/business.